حضور و غیاب آنلاین چیست؟ بررسی کامل مزایا، معایب و کاربردها

اینجاست که حضور و غیاب تحت وب به‌عنوان یک راه‌حل مدرن و هوشمند وارد میدان می‌شود. سامانه حضور و غیاب آنلاین نانوتایم 360 شما را از شر نصب نرم‌افزار روی کامپیوتر یا استفاده از دستگاه ساعت زنی خلاص می‌کند. این سیستم‌ها به‌خصوص برای شرکت‌های چندشعبه‌ای، تیم‌های دورکار و سازمان‌هایی که به شفافیت و کنترل دقیق نیاز دارند، فوق‌العاده کاربردی هستند.

سامانه حضور و غیاب تحت وب چیست؟

حضور و غیاب تحت وب یا سیستم حضور و غیاب اینترنتی، یک سیستم مدیریت ورود و خروج کارکنان است که از طریق مرورگر دستگاه (مانند کروم یا فایرفاکس) یا یک اپلیکیشن موبایل قابل دسترسی است. به زبان ساده، این سیستم بستری آنلاین برای ثبت، نظارت و مدیریت ورود و خروج پرسنل بدون نیاز به نصب نرم‌افزار روی کامپیوترهای شخصی یا تهیه دستگاه‌های فیزیکی گران‌قیمت است.

تفاوت نرم افزار حضور و غیاب آنلاین و نسخه ویندوز (نصبی) چیست؟

تفاوت اصلی این دو سیستم، صرفاً در دسترسی نیست؛ بلکه در زیرساخت، هزینه و نحوه نگهداری آن‌هاست. در واقع، این دو رویکرد دو فلسفه کاملاً متفاوت در مدیریت فناوری هستند:

• نرم‌افزار حضور و غیاب نسخه ویندوز: این مدل همان برنامه‌های سنتی و قدیمی هستند که باید روی یک یا چند کامپیوتر مشخص (معمولاً در همان محل کار) نصب شوند.
  • دسترسی: دسترسی شما فقط محدود به همان سیستم‌ها یا شبکه داخلی شرکت است.
  • هزینه و نگهداری: معمولاً نیاز به خرید لایسنس (دائمی یا غیر دائمی) دارد.
  • به روزرسانی : به‌روزرسانی‌ها دستی انجام می‌شوند و برای نصب هر نسخه جدید، باید روی تمام کامپیوترهای کاربران دوباره فرآیند نصب تکرار شود.
• سامانه حضور و غیاب تحت وب: این سیستم‌ها بر مبنای مدل خدمات نرم‌افزاری (SaaS) کار می‌کنند و روی سرورهای ابری قدرتمند نصب شده‌اند و در واقع همیشه آنلاین هستند.
  • دسترسی: زمان و مکان معیار دسترسی نیست و هرجا که به اینترنت دسترسی داشته باشید با هر دستگاهی (موبایل، تبلت یا لپ‌تاپ) به اطلاعات دسترسی دارید.
  • هزینه و نگهداری: مدل پرداختی آن معمولاً به‌صورت اشتراکی (ماهانه یا سالانه) است و تمام هزینه‌های نگهداری سرور، امنیت، رفع باگ‌ها و بک‌آپ‌گیری بر عهده شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار است. این یعنی دردسر شما برای نگهداری تقریباً صفر است.
  • به روزرسانی: به‌روزرسانی‌ها به‌صورت خودکار و در لحظه روی سرور انجام می‌شود و شما بدون نیاز به هیچ اقدامی، همیشه از آخرین نسخه و امکانات استفاده می‌کنید.
  •  

سامانه حضور غیاب تحت وب چگونه کار می‌کند؟

سیستم حضور و غیاب آنلاین تنها ثبت کننده تردد پرسنل نیست و تمام داده‌های کارکنان را در لحظه دریافت، پردازش و تحلیل می‌کند. عملکرد یک سامانه حضور و غیاب آنلاین بر پایه سه ستون اصلی استوار است:

ثبت تردد آنلاین و هوشمند (ورود و خروج):

1.      اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی (همراه با کنترل موقعیت):  در سامانه‌های حضور و غیاب آنلاین مانند (Nanotime 360)، ثبت تردد با استفاده از GPS و محدوده جغرافیایی مجاز کنترل می‌شود تا ثبت فقط در محل کار یا شعبه‌های تأیید شده امکان‌پذیر باشد.

2.      پنل کاربری وب:  ثبت تردد از طریق مرورگر لپ‌تاپ یا کامپیوتر. این روش معمولاً با محدودیت IP آدرس‌های مجاز دفتر کار کنترل می‌شود.

ذخیره‌سازی متمرکز و پردازش لحظه‌ای در فضای ابری

به محض ثبت ورود یا خروج، دو اتفاق مهم می‌افتد:

1.      ذخیره‌سازی امن: اطلاعات با رمزنگاری قوی از طریق اینترنت به سرور مرکزی یا همان حضور و غیاب ابری منتقل می‌شود. این تمرکز داده، امکان از دست رفتن اطلاعات یا تضاد داده‌ها بین شعب مختلف را از بین می‌برد.

2.      محاسبه آنی: پردازش‌هایی مانند محاسبه تأخیر، اضافه‌کاری، کسر کار و تطبیق با شیفت‌های تعریف شده، بلافاصله و در لحظه انجام می‌شود.

دسترسی و مدیریت جامع

مدیران و واحد منابع انسانی دیگر نیازی به منتظر ماندن برای گزارش‌های هفتگی ندارند.

·         داشبورد مدیریتی: مدیران می‌توانند از هر دستگاهی (موبایل، تبلت یا دسکتاپ) به یک داشبورد جامع و با اطلاعات لحظه‌ای دسترسی پیدا کنند.

·         داشبورد کارکنان (پرسنل پنل): به منظور افزایش شفافیت درون سازمانی و کاهش بار کاری مدیران، هر پرسنل به یک داشبورد از اطلاعات تردد، تاخیر، تعجیل، اضافه کار، کسر کار و ...خود دارند.

·         گزارش‌گیری آنلاین:  امکان مشاهده وضعیت لحظه‌ای پرسنل، تأیید درخواست‌های مرخصی و مأموریت، و استخراج گزارش‌های پیچیده کارکرد پرسنل (با قابلیت تفکیک شیفت، شعبه و نوع کارکرد) به‌صورت آنی وجود دارد.

 تفاوت حضور و غیاب تحت وب با سایر روش‌های تردد

• حضور و غیاب دستی

حضور و غیاب سنتی شامل همان روشهای ثبت و مدیریت تردد به روش های دستی و پر از خطا و اشتباه است.

·         خطای بالا و تقلب آسان: احتمال تقلب کارکنان یا ثبت اشتباه توسط منشی بسیار بالاست.

·         اتلاف زمان منابع انسانی: در پایان هر ماه، تیم منابع انسانی باید ساعت‌ها زمان صرف جمع‌آوری دستی و محاسبه کارکرد (کسر کار، اضافه‌کاری، مرخصی) کند که خود منبع اصلی خطای محاسباتی است.

·         نبود گزارش لحظه‌ای: عملاً امکان مشاهده وضعیت حضور و غیاب سازمان یا یک کارمند خاص به‌صورت لحظه‌ای وجود ندارد.

• حضور و غیاب دستگاهی (اثر انگشت، کارت، تشخیص چهره)

این سیستم‌ها (مانند اثر انگشت، کارت، تشخیص چهره) شامل نصب یک دستگاه فیزیکی به همراه نرم افزار در محل ورودی هستند. 

·         هزینه سخت‌افزاری و نگهداری 

·         عدم پوشش دورکاری

·         مشکل در یکپارچه‌سازی داده‌ها (تجمیع با داده‌های حقوق و دستمزد و سایر نرم افزارهای HR (

• سامانه حضور و غیاب آنلاین

نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب یک راه‌حل جامع، آنلاین و منعطف است که تمام نقاط ضعف روش‌های قبلی را پوشش می‌دهد. این سیستم نه تنها نیاز به سخت‌افزار را حذف می‌کند، بلکه با امکان ثبت تردد آنلاین، یکپارچه‌سازی اطلاعات تمام شعب و تیم‌های دورکار را در یک محیط واحد فراهم می‌سازد.

مزایای حضور و غیاب تحت وب

استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین مزایای متعددی را برای کسب‌وکارها، به ویژه در شرایط کاری مدرن به همراه دارد:

·         دسترسی به اطلاعات بدون محدودیت مکانی

·         مناسب برای دورکاری و شرکت‌های چند شعبه‌ای

·         کاهش خطای انسانی در ثبت تردد

·         گزارش‌گیری دقیق و لحظه‌ای

·         کاهش هزینه‌های سخت‌افزاری

معایب حضور و غیاب تحت وب

مانند هر فناوری دیگری، حضور و غیاب تحت وب نیز خالی از اشکال نیست و بهتر است قبل از انتخاب، این موارد را در نظر بگیرید:

·         وابستگی به اینترنت

·         دغدغه‌های امنیت اطلاعات (در صورت انتخاب نرم‌افزار ضعیف)

·         نیاز به آموزش اولیه کاربران

سامانه حضور و غیاب آنلاین برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

انعطاف‌پذیری و کارایی این سیستم باعث شده که عملاً برای تمامی اندازه‌های کسب‌وکار مناسب باشد، اما برای گروه‌های زیر ایده‌آل است:

·         شرکت‌های کوچک: به دلیل هزینه اولیه پایین و حذف نیاز به سخت‌افزار.

·         سازمان‌های متوسط و بزرگ: به دلیل نیاز به مدیریت ورود و خروج پرسنل در مقیاس وسیع و یکپارچه‌سازی شعب.

·         تیم‌های دورکار: به عنوان تنها راه‌حل مطمئن و قابل اتکا برای ثبت ساعت کار نیروی دورکار.

·         کسب‌وکارهای پروژه‌محور: برای ثبت دقیق ساعات کاری اختصاص داده شده به هر پروژه و محاسبه کارکرد بر اساس پروژه.