در اهمیت ارتباطات در موفقیت کسب و کار شکی وجود ندارد و همچنان ارتباطات تلفنی از محبوب‌ترین روش‌های ارتباط با مشتریان است. اما آیا هنوز هم استفاده از تلفن‌های ثابت سنتی بهترین گزینه برای مدیریت تماس‌ها در کسب و کارها است؟

با پیشرفت فناوری، تلفن‌های اینترنتی یا همان خطوط مبتنی بر فناوری تلفن ویپ (VoIP) به‌عنوان جایگزینی قدرتمند و کارآمد برای تلفن‌های ثابت سنتی وارد بازار شدند. در این مقاله، به بررسی معایب و محدودیت‌هایی که تلفن ثابت دارد و مزایای تلفن اینترنتی می‌پردازیم.

تلفن ثابت سنتی چه معایب و محدودیت‌هایی دارد؟

تلفن‌های ثابت سنتی برای دهه‌ها بخشی از زندگی روزمره و تنها راه ارتباطی کسب‌وکارها بودند. با ورود فناوری‌های جدید، محدودیت‌های این سیستم‌های تلفنی بیش از پیش مشخص شد. از مهم‌ترین محدودیت‌های تلفن ثابت به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:

هزینه‌ی زیاد و پیچیدگی‌های راه‌اندازی

از بزرگ‌ترین نقاط منفی تلفن‌های ثابت، هزینه‌های بالای راه‌اندازی و نگهداری آن‌هاست. برای راه‌اندازی یک خط تلفن ثابت، نیاز به زیرساخت‌های مخابراتی، کابل‌کشی و تجهیزات سخت‌افزاری مانند دستگاه‌های سانترال است. این هزینه‌ها برای کسب‌وکارهای کوچک یا نوپا که بودجه محدودی دارند، می‌تواند بسیار سنگین باشد. علاوه بر این، هزینه‌های ماهیانه برای خطوط ثابت و تماس‌ها، به‌ویژه تماس‌های بین‌شهری یا بین‌المللی، اغلب بالا و غیرقابل پیش‌بینی است.

وابستگی تلفن ثابت به موقعیت جغرافیایی

تلفن‌های ثابت به یک مکان خاص وابسته هستند و هر سرشماره متعلق به یک منطقه یا شهر است. اگر بخواهید دفتر کار خود را جابه‌جا کنید یا از شهری به شهر دیگر نقل‌مکان کنید، انتقال خط تلفن ثابت فرآیندی زمان‌بر، پرهزینه و در بسیاری از مواقع غیرممکن است. این محدودیت برای کسب‌وکارهایی که فضای فیزیکی دائمی و ثابتی ندارند بزرگترین مشکل است، همچنین مانعی بزرگ برای تیم‌های دورکار است که دفترکار ندارند.

انعطاف‌پذیری پایین در مدیریت تماس‌ها

اغلب تلفن‌های ثابت سنتی امکانات محدودی برای مدیریت تماس‌ها ارائه می‌دهند. قابلیت‌هایی مانند انتقال تماس، منشی خودکار تلفنی، صف انتظار یا منوی صوتی (IVR) در تلفن سنتی یا وجود ندارند یا نیاز به تجهیزات گران‌قیمت سرور و دستگاه سانترال دارند.

نیاز به سخت‌افزار و نگهداری دائمی

برای استفاده از تلفن ثابت، نیاز به خرید دستگاه تلفن، مراجعه به مخابرات و ثبت درخواست و کابل‌کشی دارید. خرابی خطوط، قطعی‌های مکرر و نیاز به تعمیرات دوره‌ای نیز از دیگر مشکلات رایج این سیستم‌هاست که می‌تواند باعث اختلال در ارتباطات شما شود.

نامناسب‌بودن برای تیم‌های دورکار

بعد از دوره کرونا دورکاری به یک سبک کاری در دنیای مدرن تبدیل شد، تلفن‌های ثابت نمی‌توانند نیازهای کسب‌وکارهای مدرن را برآورده کنند. این سیستم‌ها برای مدیریت تماس‌ها در تیم‌هایی که در شهرها یا حتی کشورهای مختلف پراکنده هستند، به طور کامل ناکارآمد هستند.

عدم یکپارچگی با ابزارهای دیگر

تلفن‌های ثابت سنتی اغلب با ابزارهای مدرن مانند نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا پنل‌های ارسال ایمیل و پیامک ادغام نمی‌شوند. این موضوع باعث می‌شود که کسب‌وکارها نتوانند از داده‌های تماس برای بهبود خدمات خود استفاده کنند و مدیریت ارتباطات کسب و کار دچار اختلال می‌شود.

تلفن اینترنتی نسبت به تلفن ثابت چه برتری دارد؟

تلفن اینترنتی یک خط تلفن ثابت است که بر پایه فناوری ویپ (Voice over Internet Protocol) کار می‌کند، که با برقراری تماس‌ها بر بستر اینترنت و مدیریت آنلاین آنها، راه‌حلی انعطاف‌پذیر برای نیازهای ارتباطی کسب‌وکارها به حساب می‌آید. این فناوری با رفع بسیاری از محدودیت‌های تلفن ثابت، امکانات بی‌نظیری را ارائه می‌دهد. در ادامه، به برخی از مهم‌ترین مزایای تلفن اینترنتی اشاره می‌کنیم:

کاهش هزینه‌ها و راه‌اندازی سریع

یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های تلفن اینترنتی، هزینه‌های بسیار پایین آن در مقایسه با تلفن‌های ثابت یا سانترال‌های فیزیکی است. برای استفاده از تلفن اینترنتی، نیازی به خرید تجهیزات یا کابل‌کشی نیست. همچنین، راه‌اندازی این خطوط در کمتر از چند دقیقه و به‌صورت آنلاین انجام می‌شود. نگهداری و به‌روزرسانی تلفن اینترنتی هم وظیفه شرکت ارائه‌دهنده است و مشترکین لازم به انجام کاری نیستند.

عدم وابستگی تلفن اینترنتی به فضای فیزیکی

تلفن اینترنتی محدود به یک مکان خاص نیست. در هر نقطه از ایران که باشید می‌توانید یک خط تلفن ثابت داشته باشید و روی آن تلفن اینترنتی را فعال کنید. به‌عنوان مثال، شرکت «دفتر شما» خطوط تلفن ثابت تهران را به تمامی افراد حقیقی و حقوقی ارائه می‌کند و روی آن در کمتر از ۵ دقیقه تلفن اینترنتی فعال می‌کند. این ویژگی برای کسب‌وکارهایی که می‌خواهند حضور حرفه‌ای در یک شهر خاص داشته باشند، بدون نیاز به دفتر فیزیکی، مناسب و کارآمد است.

امکانات پیشرفته سانترال اما بدون هزینه اضافی

اغلب تلفن‌های اینترنتی به امکاناتی مانند پیام خوش‌آمدگویی، منوی صوتی، صف انتظار، انتقال تماس و حتی صندوق صوتی مجهز هستند. این امکانات که در سیستم‌های سنتی نیاز به دستگاه‌های سانترال گران‌قیمت دارند، در تلفن‌های اینترنتی به‌صورت پیش‌فرض و حتی در برخی ارائه‌دهندگان، مانند «دفتر شما»، بدون هزینه اضافی ارائه می‌شوند.

مناسب تیم‌های دورکار و استارتاپ‌ها

تلفن اینترنتی به مشترکین امکان می‌دهد تماس‌های خود را روی دستگاه‌های مختلف مانند تلفن همراه، لپ‌تاپ یا تلفن رومیزی پاسخ دهند و در پرتال آنلاین آنها را مدیریت کنند. این ویژگی برای کسب‌وکارهایی که از نیروهای دورکار یا تیم‌های پراکنده در شهرهای مختلف استفاده می‌کنند، بسیار کاربردی است.

یکپارچگی با ابزارهای سازمانی مختلف

تلفن‌های اینترنتی به‌راحتی با نرم‌افزارهای مدیریت کسب‌وکار مانند CRM ادغام می‌شوند. این امکان به مشترکین کمک می‌کند تا داده‌های تماس را تحلیل کنند و تجربه بهتری برای مشتریان خود فراهم کنند.

تلفن ابری «دفترشما»: راه‌حلی جامع برای ارتباطات تلفنی حرفه‌ای

اگر به دنبال یک سرویس تلفن اینترنتی با تمامی امکانات سانترال و بدون پیچیدگی‌های سیستم‌های سنتی هستید، تلفن ابری «دفترشما» یکی از بهترین گزینه‌هاست. این سرویس که توسط شرکت «دفترشما» ارائه می‌شود، با هدف ساده‌سازی ارتباطات کسب‌وکارها و منطبق با نیازهای اکوسیستم ایران طراحی شده است و امکانات بی‌نظیری را در اختیار شما قرار می‌دهد.

«دفتر شما» بیش از ۱۲ سال است که به کسب و کارهای آنلاین و آفلاین مختلفی و حتی استارتاپ‌ها کمک می‌کند تا ارتباطات تلفنی خود را مدیریت کنند و خدمات مختلفی مانند تلفن ابری، منشی مجازی،مرکز تلفن ویپ، تلفن گویا و... را ارائه می‌دهد. در مدت فعالیت، دفتر شما با سنجش نیازهای مشترکین خود و شرایط موجود در ایران، تلفن اینترنتی خود را مدام به‌روز می‌سازد. از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که سبب شده است بیش از ۱۰ هزار مشترک فعال به تلفن اینترنتی دفتر شما اعتماد کنند، موارد زیر است:

• انتخاب خط تلفن ثابت تهران با سرشماره ۲، ۷ و ۹؛
• واگذاری خطوط رند و خطوط ۵ و ۶ رقمی؛
• اتصال تلفن اینترنتی به CRM یا سایر ابزارها؛
• تعریف همکار و داخلی بدون محدودیت؛
• شخصی‌سازی پیام آغازین با ربات هوش مصنوعی یا صدای خود مشتری؛
• انتقال تماس رایگان به تلفن ثابت و همراه؛
• راه‌اندازی تلفن اینترنتی در کمتر از ۵ دقیقه؛
• نظرسنجی از تماس‌گیرنده در پایان مکالمه؛
• ضبط مکالمات و آرشیو آنها؛
• تبدیل صوت مکالمه به متن توسط هوش مصنوعی؛
• تعریف صف و اولویت پاسخ‌گویی؛
• مدیریت تماس‌ها در زمان‌های غیرکاری؛
• شخصی‌سازی پیام آغازین صندوق صوتی؛
• برقراری تماس بدون نیاز به اینترنت؛
• گزارش جامع تماس‌ها و عملکرد همکاران؛
• امکان ۱۵ روز استفاده رایگان.

سرویس تلفن اینترنتی «دفترشما» یک سرویس جامع و کاربرپسند است که تمامی نیازهای ارتباطی کسب و کارهای کوچک و متوسط را برآورده می‌کند. با مراجعه به وب‌سایت daftareshoma.com، می‌توانید در چند دقیقه خط تلفن ثابت دلخواه خود را انتخاب کنید و تلفن اینترنتی را روی آن فعال کنید و از امکانات بی‌نظیر آن بهره‌مند شوید. فراموش نکنید می‌توانید این سرویس را ۱۵ روز رایگان استفاده کنید.